تعلن (الهيئة العامة للإحصاء) عبر موقعها الرسمي (بوابة التوظيف) عن توفر وظائف إدارية شاغرة بمجال السكرتارية، وذلك وفقاً للتفاصيل والشروط الآتية.
المسمى الوظيفي:
- سكرتير تنفيذي.
المهارات المطلوبة:
- مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
- القدرة على إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات.
- مهارات تنظيمية ممتازة.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
- مهارات جيدة في التعامل مع الكمبيوتر والبرامج الحاسوبية.
- القدرة على المحافظة على سرية المعلومات والثقة.
الهدف الوظيفي:
- يتولى سكرتير تنفيذي مسؤولية إجراء الخدمات الإدارية، ورصد أنشطة التحضير لاجتماعات المدير المباشر، وإدارة مراسلات المدير المباشر، وتنظيم اجتماعات اللجان.
المهام الوظيفية:
- إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات.
- الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة.
- بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين.
- جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى.
- الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق.
- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات لضمان الالتزام بالمعايير المحددة.
- مقابلة الضيوف والترحيب بهم نيابة عن المدير المباشر بناءً على المراسم المحددة، ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
- ضمان توافر جميع المستلزمات المكتبية والقرطاسية للمدير المباشر والحفاظ على نظافة مكتب المدير المباشر والمنطقة على أساس مستمر.
- تنظيم جداول مواعيد المدير المباشر وتقويمات الفعاليات والخطة الأسبوعية وإعداد المتطلبات اللوجستية مثل إعداد الغرفة والمستلزمات المكتبية المطلوبة ووسائل الراحة للاجتماعات.
- التأكد من توفر غرف الاجتماعات وفقًا لجدول المدير المباشر وإدارة نظافة الغرف وتنظيمها لضمان الرضا وترسيخ السمعة المهنية للمدير المباشر.
- حضور اجتماعات الرئيس / مجلس الإدارة / اللجان وتزويد الأعضاء بالمعلومات والوثائق والبيانات اللازمة لمناقشتها في الاجتماع.
- إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية الواردة والصادرة الخاصة بالمدير المباشر لضمان السرية والالتزام بالمواعيد.
- إدارة ردود المدير المباشر على استفسارات محددة، وفقًا للإرشادات والتعليمات، من خلال الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات الدقيقة.
- المتابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بشأن الطلبات / الإجراءات الشكلية التي يطلبها المدير المباشر لضمان الالتزام بالمواعيد.
- تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل.
- تحديد قائمة اللجان الداخلية والخارجية وتوضيح الغرض من اللجان ومساهمة الهيئة.
- صياغة خطاب الترشيح لإخطار أصحاب المصلحة المعنيين في الهيئة بتعيينهم في اللجان الداخلية والخارجية.
- تنظيم اجتماعات اللجان وتنفيذ المتطلبات اللوجيستية اللازمة.
- حضور اجتماعات اللجان ومتابعة نتائج الاجتماعات والمسائل العالقة وتنفيذ القرارات بالتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين.
موعد التقديم:
- متاح التقديم من اليوم السبت بتاريخ 1446/08/02هـ الموافق بالميلادي 2025/02/01م.
طريقة التقديم:
- عبر موقع الهيئة العامة للإحصاء:
اضغط هنا
وظائف في الهيئة العامة للإحصاء
وظائف إدارية في الهيئة العامة للإحصاء
وظائف بدوام جزئي في الهيئة العامة للإحصاء