الهيئة العامة للإحصاء تعلن عن وظيفة إدارية شاغرة بمجال السكرتارية

تعلن (الهيئة العامة للإحصاء) عبر موقعها الرسمي (بوابة التوظيف) عن توفر وظائف إدارية شاغرة بمجال السكرتارية، وذلك وفقاً للتفاصيل والشروط الآتية.

الخلاصة:

المسمى الوظيفي:

سكرتير تنفيذي.

المهارات المطلوبة:

مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
القدرة على إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات.
مهارات تنظيمية ممتازة.
القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
مهارات جيدة في التعامل مع الكمبيوتر والبرامج الحاسوبية.
القدرة على المحافظة على سرية المعلومات والثقة.

الهدف الوظيفي:

يتولى سكرتير تنفيذي مسؤولية إجراء الخدمات الإدارية، ورصد أنشطة التحضير لاجتماعات المدير المباشر، وإدارة مراسلات المدير المباشر، وتنظيم اجتماعات اللجان.

المهام الوظيفية:

إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات.
الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة.
بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين.
جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى.
الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق.

وظيفة بدوام جزئي

الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات لضمان الالتزام بالمعايير المحددة.
مقابلة الضيوف والترحيب بهم نيابة عن المدير المباشر بناءً على المراسم المحددة، ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
ضمان توافر جميع المستلزمات المكتبية والقرطاسية للمدير المباشر والحفاظ على نظافة مكتب المدير المباشر والمنطقة على أساس مستمر.
تنظيم جداول مواعيد المدير المباشر وتقويمات الفعاليات والخطة الأسبوعية وإعداد المتطلبات اللوجستية مثل إعداد الغرفة والمستلزمات المكتبية المطلوبة ووسائل الراحة للاجتماعات.
التأكد من توفر غرف الاجتماعات وفقًا لجدول المدير المباشر وإدارة نظافة الغرف وتنظيمها لضمان الرضا وترسيخ السمعة المهنية للمدير المباشر.
حضور اجتماعات الرئيس / مجلس الإدارة / اللجان وتزويد الأعضاء بالمعلومات والوثائق والبيانات اللازمة لمناقشتها في الاجتماع.
إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية الواردة والصادرة الخاصة بالمدير المباشر لضمان السرية والالتزام بالمواعيد.
إدارة ردود المدير المباشر على استفسارات محددة، وفقًا للإرشادات والتعليمات، من خلال الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات الدقيقة.
المتابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بشأن الطلبات / الإجراءات الشكلية التي يطلبها المدير المباشر لضمان الالتزام بالمواعيد.
تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل.
تحديد قائمة اللجان الداخلية والخارجية وتوضيح الغرض من اللجان ومساهمة الهيئة.
صياغة خطاب الترشيح لإخطار أصحاب المصلحة المعنيين في الهيئة بتعيينهم في اللجان الداخلية والخارجية.
تنظيم اجتماعات اللجان وتنفيذ المتطلبات اللوجيستية اللازمة.
حضور اجتماعات اللجان ومتابعة نتائج الاجتماعات والمسائل العالقة وتنفيذ القرارات بالتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين.